I receptionist sono responsabili della gestione del front desk di un’azienda o organizzazione. Quando assumono per questa posizione, i datori di lavoro cercano di solito qualcuno che sia accogliente e organizzato. Durante il tuo colloquio, è probabile che ti facciano una serie di domande che mettono alla prova la tua attitudine al lavoro d’ufficio. In questo articolo, condividiamo 35 domande comuni per il colloquio con il receptionist e forniamo risposte di esempio ad alcune di esse.
Domande generali
Queste domande generali possono aiutare un datore di lavoro a saperne di più sulla tua personalità e sul tuo interesse in un ruolo di receptionist:
Come ti descriverebbe il tuo precedente datore di lavoro?
Perché sei interessato alla nostra azienda?
Perché è interessato a questo ruolo?
Quali sono le caratteristiche di un receptionist di qualità?
Cosa ti interessa del lavoro d’ufficio?
Quali sono i suoi maggiori punti di forza nel lavoro d’ufficio?
Quali sono le sue maggiori debolezze in relazione al lavoro d’ufficio?
Cosa sai del lavoro che facciamo?
Come si tiene al passo con le tendenze di questo settore?
Ti piace lavorare con i clienti?
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Domande sull’esperienza e sul background
Queste domande aiutano il datore di lavoro a capire meglio la tua esperienza professionale e il tuo background:
Quali programmi e software hai più esperienza di utilizzo?
Spiegare come si rimane organizzato.
Perché sei una receptionist qualificata?
Che tipo di prodotti o servizi offriva il tuo precedente datore di lavoro?
Hai esperienza di lavoro in un ambiente frenetico?
Quando hai usato la tecnologia per aiutarti nei compiti amministrativi?
Quali strategie usi per correggere i tuoi errori?
Sei a tuo agio nell’usare fogli di calcolo per accedere ai dati?
Quali strategie usi per dare priorità ai compiti?
Come gestisce lo stress?
Quanto sei veloce a battere a macchina?
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Domande di approfondimento
Queste domande approfondiscono il modo in cui gestiresti questo ruolo:
Come lavoreresti per creare una buona prima impressione per i clienti?
Quali tecniche useresti per calmare un visitatore difficile?
Quali passi faresti per pianificare un viaggio d’affari?
Cosa farebbe se un cliente entrasse proprio mentre il telefono sta squillando?
Cosa farebbe se un cliente si presentasse con 30 minuti di ritardo all’appuntamento?
Come faresti a rimanere ottimista nei giorni in cui devi lavorare per molte ore?
Cosa faresti se un’altra receptionist non stesse seguendo le politiche aziendali?
Come diffonderebbe una situazione di tensione tra un collega e un cliente?
Che cosa faresti per far sentire benvenuto un cliente importante?
Sei disposto a imparare a usare altri software amministrativi?
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Domande per il colloquio con esempi di risposte
Usa queste domande d’intervista con esempi di risposte come ispirazione quando ti prepari per il tuo colloquio:
Ti descriveresti come una persona di compagnia?
Spiega tre motivi per cui sei qualificato per questa posizione.
Descriva un momento in cui ha dovuto utilizzare le sue capacità di multitasking sul lavoro.
Come proteggeresti la privacy dei clienti?
Ti descriveresti come una persona socievole?
Poiché gli addetti alla reception sono le prime persone che i clienti vedono quando entrano in un ufficio, è importante che creino una buona prima impressione per l’azienda. I datori di lavoro fanno questa domanda per sapere come interagisci con le persone nuove. Nella tua risposta, dimostra di essere una persona socievole e desiderosa di aiutare gli altri. Spiega che il tuo obiettivo è aiutare un cliente a sentirsi benvenuto.
Esempio: “Ho iniziato questa professione perché mi piace lavorare con gli altri. Trovo facile entrare in contatto con nuove persone e farle sentire a proprio agio. Essendo estroversa, trovo che ricevo la mia energia dagli altri, il che rende piacevole lavorare con persone nuove tutto il giorno. In questo ruolo, il mio obiettivo sarebbe quello di far sentire benvenuti tutti coloro che entrano in ufficio. Lo farei salutandoli gentilmente e chiedendo di cosa hanno bisogno”.
Spiega tre motivi per cui sei qualificata per questa posizione.
I datori di lavoro cercano una receptionist che sia personalizzabile, organizzata e attenta ai dettagli. Potrebbero fare questa domanda per sapere se hai qualità ed esperienze rilevanti. Quando pensi alla tua risposta a questa domanda, pensa a quali dei tuoi tratti di personalità e delle tue esperienze professionali ti aiutano nel tuo ruolo. Spiega come ognuna delle tre ragioni ti distingue dagli altri candidati.
Esempio: “La prima ragione per cui sono la persona più qualificata per questo ruolo è il mio impegno per un servizio clienti di qualità. Penso che sia importante per una receptionist far sentire i clienti benvenuti ed essere disponibile a rispondere a qualsiasi loro domanda o commento. La seconda ragione sono i miei tre anni di esperienza come assistente amministrativa. Durante questo ruolo, ho sviluppato molte delle abilità richieste per questa posizione di receptionist, come l’attenzione ai dettagli e l’organizzazione. La mia ultima ragione è che mi piace sinceramente lavorare con le persone e creare una buona prima impressione”.
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Descrivi un momento in cui hai dovuto usare le tue capacità di multitasking sul lavoro.
I receptionist possono essere molto impegnati nelle ore di punta della giornata. I datori di lavoro fanno questa domanda per vedere se hai esperienza nella gestione di più compiti contemporaneamente. Pensa a una volta in cui hai avuto bisogno di dare priorità al tuo lavoro. Spiega come sei stato in grado di fare tutto in modo efficace mentre ti occupavi dei clienti.
Esempio: “Nel mio precedente lavoro, il team esecutivo si è preso una pausa per fare una riunione speciale a pranzo. Durante questa riunione, sono stato bombardato da molte chiamate per loro. Dato che mi hanno incaricato di prendere i messaggi, ho creato un sistema di codici a colori per tenere in ordine tutti i loro messaggi. Anche se si trattava di una situazione ad alta pressione, sono riuscito a servire tutti i loro clienti senza entrare nella loro riunione”.
Come proteggeresti la privacy dei clienti?
Come receptionist, ci possono essere momenti in cui si lavora con informazioni sensibili, come indirizzi, numeri di carte di credito e numeri di previdenza sociale. I datori di lavoro vogliono assicurarsi che tu abbia il buon senso e il background per tenere al sicuro queste informazioni. Nella sua risposta, descriva i passi che farebbe per mantenere tali informazioni private. Consideri tutti i passi che avrebbe bisogno di fare.
Esempio: “Quando lavoro con informazioni sensibili, mi assicuro di essere l’unico a vederle. Dopo aver registrato un numero di telefono o di carta di credito, mi assicuro di distruggere queste informazioni. Allo stesso modo, sono sempre consapevole di chi mi sta intorno quando faccio telefonate sensibili. Dato che ho una certa esperienza con la sicurezza informatica, mi assicuro sempre di lavorare solo su server sicuri e di avere password complicate su tutti i miei account”.
